De COVID-19-pandemie maakte het noodzakelijk aan spoedtempo te digitaliseren en virtuele hoorzittingen te organiseren. Voor de pandemie klonk dat allemaal nog futuristisch. In veel gevallen verliep de overstap van “echte” hoorzittingene naar virtuele hoorzittingen relatief vlot, maar dat betekent niet dat virtuele hoorzittingen daarom perfect verlopen. In deze blogpost zullen we de drie grootste problemen van virtuele hoorzittingen voor rechters bespreken, alsook wat u kunt doen om deze op te lossen in uw rechtzaal.
Probleem 1: Elektronische documenten kunnen moeilijker te beheren zijn dan papieren documenten.
Hoewel elektronische dataverwerking geen nieuw fenomeen is, wordt het nu heel wat meer (en heel wat anders) toegepast dan voor de pandemie. Documenten beheren en het overzicht bewaren kan moeilijk worden in een virtuele zitting, vooral wanneer er erg veel bewijsmateriaal voorhanden is, of wanneer u meerdere zaken per dag voorzit.
Wat kunt u doen
De beste manier om documentenbeheer onder controle te houden is een streng protocol op te stellen voor de hoorzitting. Leg exact uit hoe men documenten en bewijsmateriaal moet inleveren. Dit omvat ook details zoals:
- bestandsformaat
- standaardmanier om bestanden een naam te geven
- resolutie van afbeeldingen
- waar en wanneer bestanden geüpload moeten worden
- hoe en wanneer materiële voorstellingen getoond moeten worden
Het Amerikaanse Joint Technology Committee heeft een gedetailleerde gids opgesteld voor het beheren van bewijsmateriaal in virtuele hoorzittingen, die u hier kunt terugvinden.
Probleem 2: Communicatie (en controle) kunnen moeilijker zijn in een virtuele setting.
Technische bugs, slechte internetverbindingen, achtergrondgeluid, lage bandbreedte enz. kunnen allemaal hun tol eisen op de kwaliteit van communicatie in een virtuele zitting, wat het op zijn beurt moeilijker kan maken voor de rechter om de controle over het gebeuren te behouden. Ook wanneer de hoorzitting virtueel gebeurt, blijft orde in de rechtbank noodzakelijk. Onderbrekingen leiden onvermijdelijk tot vertraging van het proces, dus het is belangrijk dat de rechter zoveel mogelijk controle heeft over de virtuele hoorzitting.
Wat kunt u doen
Vraag alle deelnemers dat ze een hoofdtelefoon en een microfoon gebruiken. Dit kan achtergrondgeluid en andere audioproblemen verminderen. Vraag aan alle partijen dat ze hun microfoons uitschakelen (mute) wanneer ze niet spreken. Dit verhindert dat mensen door elkaar spreken en andere verstoringen. Bemerk echter dat bij deze twee ideeën op andere mensen gerekend wordt. Een rechter moet ook in staat zijn de zitting door middel van technologie onder controle te houden. Zowel Zoom als Microsoft Teams stellen de gespreksleider in staat alle deelnemers stil te schakelen. De gratis MS Teams-add-on voor virtuele hoorzittingen van Casedoc verbetert deze en heel wat andere functies.
Probleem 3: De technische infrastructuur is niet overal gelijk.
Hoewel virtuele hoorzittingen in verstedelijkte gebieden met een sterke technische infrastructuur gewoonlijk vlot verlopen, kunnen we hetzelfde niet zeggen voor landelijke, verafgelegen of onderbediende gebieden met minder stevige infrastructuur. In een recent artikel van TechStream schrijft Jason Tashea dat vertrouwen op virtuele hoorzittingen vast en zeker onterechte en onwettige druk zal uitoefenen op armere delen van de bevolking en mensen op het platteland. Hoewel virtuele hoorzittingen voorgesteld worden als een manier om toegang te verhogen voor mensen die op het platteland wonen, zullen ze, volgens Tashea, het beoogde doel niet halen zolang arme mensen in afgelegen gebieden geen billijke, gelijke toegang tot het internet hebben. Hoewel hij zich hierbij vooral op de VS focust, geldt dit voor landelijke en onderbediende gebieden over de hele wereld.
Wat kunt u doen
Wanneer het op technologie aankomt, richt u zich het best op de kleinste gemene deler. De meeste deelnemers zullen wel een smartphone bezitten, alsook internettoegang en een webcam – maar sommige deelnemers hebben misschien enkel toegang per telefoon. In zo’n geval kunt u ófwel de deelnemer in kwestie de nodige technologie aanbieden, ófwel deze deelnemer telefonisch laten deelnemen. Een derde optie, die voorgesteld wordt in de The Hague Video Conferencing And Virtual Hearing Guidelines, bestaat erin een voorafgaande zitting te houden om na te gaan welke bijkomende acties er noodzakelijk zijn voor de daadwerkelijke hoorzitting.
Conclusie
Hoewel virtuele hoorzittingen een overstap uit noodzaak spelden, gebeurde de transitie van hoorzittingen ter plaatse naar online over het algemeen vlot. Met het verdere aanpassen van de technologie aan onze noden, zullen deze problemen zeldzamer worden. Voor we zover zijn, zijn er bepaalde zaken die u als rechter kunt doen om virtuele hoorzittingen efficiënter, effectiever en toegankelijker te maken.
Indien u meer wilt leren over de beste praktijken bij virtuele hoorzittingen, download dan ons nieuwe witboek, getiteld 18 months of virtual hearings – a global perspective of lessons learned. In dit witboek bestuderen we wat er werkt en niet werkt bij het organiseren van rechtszittingen op afstand en stellen we de beste praktijken voor die vanaf nu geïmplementeerd kunnen worden.
