Wanneer we een kijkje nemen in de technologieën die het digitaliseren van gerechtelijke procedures ondersteunen, zijn er verschillende termen beschikbaar. De meest inclusieve hiervan is misschien automatisering van het gerecht. Systemen om rechtzaken te beheren, software om de agenda te beheren, automatisering van de gerechtelijke workflow – die vallen allemaal onder automatisering van het gerecht. Wat deze oplossingen gemeenschappelijk hebben, is dat ze allemaal software gebruiken om handmatige arbeid bij het verwerken van rechtszaken te elimineren.
De vele gezichten van automatisering van het gerecht
Automatisering kan veel verschillende mogelijkheden omvatten. Automatisering in de rechtzaal is het vaakst gefocust op de workflow-processen, zoals het beheren van rechtszaken, de agenda, elektronische vulprocessen, zelfbediening in het gerechtsgebouw, enzovoort. De voordelen van automatisering zijn veelzijdig, maar ze hebben één iets gemeen bij alle gerechtelijke automatiseringsprojecten: ze verminderen de hoeveelheid handmatige arbeid vereist bij het verwerken van rechtszaken.
De voordelen van automatisering van het gerecht
Een project rond automatisering van het gerecht ontwerpen en implementeren is een erg complexe onderneming. Als het project zich toespitst op de noden van de rechtbanken en diens gebruikers, zal het een positief resultaat opleveren voor iedereen die bij de procedures betrokken is.
Gerelateerd: Hoe software in de rechtbank problemen kan oplossen: 5 perspectieven van gebruikers
De belangrijkste voordelen van automatisering van het gerecht omvatten:
Efficiëntie
Automatiseringsprojecten kunnen de efficiëntie significant verhogen bij het beheren van belangrijke gerechtelijke procedures. Dit wordt mogelijk gemaakt door software die rechtszaken opvolgt, vergaderingen, processen, hoorzittingen en dergelijke inplant, notificaties beheert, enzovoort. Al deze functies maken een automatisering van manuele taken mogelijk, waardoor uiteindelijk de achterstand in rechtszaken sneller opgelost kan worden..
Het publieke vertrouwen
De ene ontwikkeling leidt al snel tot het andere. Dit is ook het geval met efficiëntie in de gerechtelijke sector. Het snelle oplossen van de achterstand in rechtszaken zal onvermijdelijk het vertrouwen van de bevolking in de rechtbanken verhogen. Hier gaan we niet zomaar van uit; dit werd aangetoond in meerdere onderzoeken die het verband tussen verhoogde efficiëntie en verhoogde vertrouwen in het gerechtelijk systeem. Daarenboven krijgen mensen, door het automatiseren van sommige procedures, zoals het inplannen van zittingen en het op de hoogte stellen van hoorzittingen, al dan niet op afstand, het gevoel dat hun mensenrechten gerespecteerd en beschermd worden.
Beslissingen nemen
Handmatig rechtszaken toewijzen, zittingen in een rechtszaal inplannen, de prestaties van rechters opvolgen enz. zijn ingewikkelde taken. Zodra deze taken geautomatiseerd worden, kan de tijd die men normaal gebruikt voor deze routineproblemen ingezet worden om beslissingen te nemen in rechtszaken. Wanneer de herhaalde taken geëlimineerd worden van het takenpakket van rechters, kunnen ze meer tijd inzetten voor hun beslissingen. Dit leidt onvermijdelijk tot een betere kwaliteit van de rechtspraak.
Toegankelijke rechtvaardigheid
Een papieren gerechtelijke administratie is vaak een struikelblok voor burgers. In een tijdperk van technologie zou daarom een automatisering van het gerecht zich ook moeten toespitsen op het opslaan en delen van informatie gerelateerd aan zaken. Op die manier kunnen alle gebruikers van een rechtbank – burgers, advocaten, rechters, aanklagers, administratoren,… – gelijkwaardige toegang verkrijgen tot informatie, waar die ook vereist is. Deze automatisering wordt normaal gesproken toegepast via een elektronisch klasseringssysteem, zelfbediening bij data-inlevering, aanvragen voor hoorzittingen vanop afstand zoals Virtual Hearing met Microsoft Teams, enzovoort. Deze kunnen allemaal, mits ze correct toegepast worden, een belangrijke bijdrage leveren aan de toegankelijkheid van het gerecht.
“Voordat enig automatiseringsproces kan beginnen, moeten rechtbanken een duidelijke visie van hun eigen doelstellingen hebben; ze moeten compleet begrijpen wat hierbij komt kijken en wat de impact van de gevraagde veranderingen zal zijn. De rechtbank moet de eigen noden en doelen duidelijk definiëren, alsook identificeren welke veranderingen er kunnen aangebracht worden binnen het bestaande wettelijke kader en materiële capaciteiten en waar er aanpassingen vereist zullen zijn.”
– Dr. Heike P. Gramckow en Valerie Nussenblatt, Caseflow Management Key Principles and the Systems to Support Them
Automatisering van het gerecht kan verscheidene voordelen opleveren voor iedereen die met het gerechtelijk syteem in contact komt. Er bestaan verschillende tools die rechtbanken in staat stellen het volledige potentieel van automatisering waar te maken. Hoe moet een gefocuste beoordeling van de problemen aangepakt worden, indien het einddoel erin bestaat een gepaste automatiseringsoplossing te vinden?
Download vandaag nog uw gratis witboek!
18 months of virtual hearings – a global perspective of lessons learned.
