COVID-19-pandemien tvang os til at sætte fart på digitalisering og digitale retsmøder – to begreber, som inden pandemien nærmest virkede som ren science fiction. I mange tilfælde foregik skiftet fra fysiske til digitale møder relativt problemfrit. Det betyder dog ikke, at digitale retsmøder fungerer perfekt. I dette blogindlæg ser vi nærmere på tre af de største udfordringer, som digitale retsmøder giver dommere, og hvad du kan gøre for at løse dem.
Udfordring 1:
Elektroniske dokumenter kan være sværere at administrere end fysiske dokumenter.
Elektronisk arkivering er ikke noget nyt fænomen, men det anvendes i noget større udstrækning (og på en noget anden måde) end før COVID. Det kan være svært at administrere og holde styr på dokumenter på et digitalt retsmøde, især i sager med meget bevismateriale, eller hvis man behandler mange forskellige sager i løbet af en dag.
Det kan du gøre
Den bedste metode til at holde styr på dokumenterne er at oprette stringente protokoller som en del af forberedelsen. Forklar nøjagtigt, hvor du vil have dokumenter og beviser tilsendt. Inkluder oplysninger som:
- filformater
- standardformat for navngivning af filer
- billeders opløsning
- hvor og hvornår dokumenterne skal uploades
- hvornår og hvordan fysiske beviser skal indleveres
JTC har publiceret en detaljeret vejledning til håndtering af beviser på digitale retsmøder, som du kan få adgang til her.
Udfordring 2: Kommunikation (og kontrol) kan være sværere på et digitalt møde.
Tekniske udfald, dårlige internetforbindelser, baggrundsstøj og utilstrækkelig båndbredde kan påvirke kommunikationen på et digitalt retsmøde, hvilket gør det sværere for dommeren at fastholde kontrollen over retsprocessen. Selvom mødet foregår digitalt, skal der stadig være ro og orden i retten. Afbrydelser fører til forsinkelser i retsprocessen, så det er vigtigt, at dommeren har så meget kontrol over det digitale retsmøde som muligt.
Det kan du gøre
Bed deltagerne om at anvende hovedtelefoner og en mikrofon. Det kan begrænse baggrundsstøjen og andre lydrelaterede problemer. Bed alle deltagere om at sætte deres mikrofon på lydløs, når de ikke taler. Det reducerer krydstale og andre forstyrrelser. Begge disse forslag afhænger dog af de andre deltagere. Dommeren skal også kunne kontrollere retsprocessen ved hjælp af teknologi. I både Zoom og Microsoft Teams kan den, der afholder mødet, slå en eller alle deltageres lyd fra. Casedocs gratis tilføjelsesprogram Virtual Hearing til Microsoft Teams forbedrer disse funktioner og meget mere.
Udfordring 3:
Den tekniske infrastruktur er ikke ens for alle.
Digitale retsmøder forløber som regel gnidningsfrit i tætbebyggede områder med en stærk teknisk infrastruktur, men det kan forholde sig helt anderledes i landdistrikter, fjerntliggende egne eller underservicerede områder med en mindre robust infrastruktur. I en artikel i TechStream skrev forfatteren Jason Tashea for nylig, at “en afhængighed af digitale retsmøder vil uden tvivl lægge et urimeligt og forfatningsstridigt pres på fattige amerikanere og amerikanere i landdistrikter. Digitale retsmøder udråbes som en løsning, der vil give amerikanere i landdistrikter bedre adgang til retsvæsnet, men sådan bliver det ikke, så længe fattige amerikanere på landet ikke har ligeværdig adgang til internettet.” Selvom hans kommentar gælder amerikanske forhold, er den relevant for landdistrikter og underservicerede områder over hele verden.
Det kan du gøre
Når det gælder teknologi, skal man sigte efter den laveste fællesnævner. De fleste deltagere har sandsynligvis en smartphone, internetadgang og webkamera, men nogle har muligvis kun adgang til en telefon. I disse tilfælde må man enten sørge for, at vedkommende får adgang til den nødvendige teknologi eller tillade deltagelse via telefon. En anden mulighed, som foreslås i The Hague Video Conferencing and Virtual Hearing Guidelines, er at holde et forberedende møde, hvor man klarlægger, hvilke tilpasninger der er nødvendige, når man skal holde det faktiske retsmøde.
Konklusion
Omstillingen til digitale retsmøder skete af nødvendighed, men overgangen fra fysiske til digitale møder er i det store og hele foregået problemfrit. Med tiden, og efterhånden som teknologien tilpasses bedre til de behov, som digitale retsmøder indebærer, vil problemerne blive færre. I mellemtiden er der visse ting, du som dommer kan tillade for at gøre den digitale retsproces mere effektiv, virkningsfuld og tilgængelig.
Hvis du vil vide mere om best practices for digitale retsmøder, kan du downloade et eksemplar af vores nye white paper 18 months of virtual hearings – a global perspective of lessons learned. I dette white paper ser vi på, hvad der har fungeret godt og mindre godt ved digitale møder, og vi foreslår best practices, som man kan implementere fremadrettet.
